Resumo:

SEI 0005095-11.2020.4.04.8003

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NOTA TÉCNICA Nº 01/2021 – PRCTBCLIPR

Curitiba, 15 de outubro de 2021.

Assunto: Ações Repetitivas de Expedição de Diploma por Instituições de Ensino Superior Inativas – Preservação do Acervo Acadêmico por Meio de Digitalização

Relatoras: Juíza Federal Anne Karina Stipp Amador Costa e Servidora Janaina Rosalinda Spadini Santos

Revisor: Juiz Federal Danilo Pereira Junior

O Centro Local de Inteligência da Seção Judiciária do Paraná – CLIPR, no uso de suas atribuições, conferidas pelo art. 10 da Portaria PCG-2017/00369 da Corregedoria-Geral do Conselho Nacional de Justiça, bem como da Portaria nº 1839/2018 da Direção do Foro da Justiça Federal – Seção Judiciária do Paraná, apresenta Nota Técnica com estudos e recomendações acerca da necessidade de digitalização do acervo acadêmico de Instituições de Ensino Superior- IES, tendo em vista a multiplicação  de ações ajuizadas para expedição de diplomas, sem adequada instrução, em razão da inatividade dessas instituições, de eventual extravio de documentos e da não localização dos responsáveis pelas IES descredenciadas pelo Ministério da Educação- MEC.

RELATÓRIO

Trata-se de tema afetado a este Centro Local de Inteligência, em razão de ações repetitivas ajuizadas perante a Justiça Federal, cujo objeto cinge-se à expedição de diplomas ou obtenção de documentos que compõem o acervo universitário de estudantes, cujas IES´s  encerraram suas atividades ou foram descredenciadas pelo MEC e que, a rigor, não geriram seus respectivos acervos documentais adequadamente, causando prejuízo aos interessados que buscam tutela no Poder Judiciário.

A respeito da problemática envolvida neste estudo, o MEC editou portarias e decretos sobre a necessidade de as IES´s digitalizarem seus acervos acadêmicos dentro de prazo fixado, o que não foi realizado até o momento da expedição desta Nota Técnica.

Todavia, reuniões de trabalho realizadas com o MEC, nas datas de 24 de março, 23 de abril e 16 de junho de 2021, trouxeram à tona dificuldades operacionais para a implantação da medida, como a escassez de recursos humanos e tecnológicos para efetivação e controle pelo MEC e, também, a inativação de IES com acervo acadêmico não preservado.

A digitalização, portanto, é uma imposição legal voltada ao direito fundamental à educação e serve como garantia aos interessados à completude de estudos ou ao exercício de suas profissões de modo regular, ainda que a IES venha a ser descredenciada ou tenha suas atividades encerradas abruptamente, independentemente da motivação e, inclusive, em caso fortuito (furto de documentos, incêndios, inundações etc.), que venha a afetar seu funcionamento regular.

Em que pese a possibilidade de responsabilização cível, administrativa e criminal dos representantes legais e dirigentes das IES´s quando por negligência ou utilização fraudulenta do acervo não tenha sido verificada a guarda e manutenção permanente dos documentos ou a ausência de informações atualizadas junto ao MEC, o que se verifica, também, é uma grande dificuldade em localizar esses responsáveis, o que torna a busca e a consequente demanda ainda mais improdutiva para os interessados.

De acordo com a legislação, a IES em processo de descredenciamento ou descredenciada, deveria indicar a instituição sucessora e realizar a transferência de seu acervo acadêmico, bem como disponibilizar aos estudantes, por meio de seu site, informações completas sobre a localização do acervo, dos responsáveis temporários pela guarda e emissão de documentos acadêmicos.

Ocorre que nem sempre isso acontece e há, como consequência, o ajuizamento massivo de ações de estudantes sem acesso às informações básicas e acervos acadêmicos, cujo transcurso do tempo gera prejuízos à sociedade, ao direito à educação e ao exercício regular da profissão.

No que se refere às ações judiciais, os problemas continuam já que, como já dito,  há dificuldade na localização dos responsáveis pela IES – muitas vezes citados por edital, além do que o direito à expedição do diploma só poderá ser reconhecido quando houver provas de que o aluno efetivamente cursou todas as matérias obrigatórias da grade curricular e foi aprovado, alcançando notas e frequência exigidas.

Diante desse cenário emerge a necessidade de preservação dos acervos acadêmicos das IES´s, via digitalização, de modo a garantir, além da integridade e autenticidade das informações, o direito à educação.

Desse modo, para minimizar os riscos já identificados e preservar o direito à educação, é fundamental que o MEC, no exercício de suas competências,  exija que as IES´s cumpram a imposição legal da digitalização de seus acervos e passe a receber as informações periodicamente (semestral ou anualmente) de modo a garantir a acessibilidade dos interessados aos respectivos diplomas e informações relacionadas à vida acadêmica, especialmente, quando houver descredenciamento, transferência e extinção das IES´s e, se necessário, faça uso dos instrumentos legais que dispõe, a exemplo das medidas cautelares de busca e apreensão tão logo ocorra o descredenciamento de uma IES.

FUNDAMENTAÇÃO

A proposta de afetação do tema relacionado à  digitalização de documentos em instituições de ensino passou a ser objeto de discussão a partir da constatação da impossibilidade de recuperação, em alguns casos, do acervo acadêmico do aluno que, sem alternativas, ajuíza ação para obtenção de diploma ou de  seu registro, muitas vezes cumulando o pedido de danos morais. Registre-se que na maioria dos casos, torna-se impossível localizar ou estabelecer contato com o mantenedor ou representante legal da IES descredenciada, fato que, via de consequência, obsta o acesso ao acervo – quando existente –  e à obtenção do diploma e que obriga o interessado a provocar o Poder Judiciário a fim de garantir o seu direito.

HISTÓRICO LEGISLATIVO

A primeira norma a tratar da digitalização de documentos das instituições de ensino foi a Portaria 1224, de 18 de dezembro de 2013, do MEC que instituiu “…normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.”

Perceba-se que, em 2013, a Portaria 1224, com o objetivo de preservar o acervo acadêmico e agilizar os processos, já trazia disposições sobre temporalidade e destinação final das informações do acervo acadêmico e dos documentos, sobre a responsabilidade pela guarda do acervo, bem como sobre a indicação de sucessores no caso de encerramento das atividades, conforme os dispositivos a seguir:

Art 1º. …

§ 1º…

§ 2º Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabelado ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto n^o 1.799, de 30 janeiro de 1996.

Art. 3º A IES pertencente ao sistema federal de ensino deverá indicar ao Ministério da Educação, no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias da publicação desta Portaria, o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, o qual será designado “Depositário do Acervo Acadêmico” (DAA) da Instituição.

§ 1º O documento de indicação do Depositário do Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da Educação (SE-RES/MEC), estando devidamente firmado pelo representante legal da IES e pelo Depositário indicado.

Art. 5^o Toda Instituição em processo de descredenciamento voluntário ou de qualquer outra forma em processo de encerramento de suas atividades deverá indicar a Instituição Sucessora que será encarregada da guarda de seu Acervo Acadêmico.

Parágrafo Único. O Termo de Aceite de guarda de Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à SERES/MEC, estando devidamente firmado pelo representante legal da Instituição Sucessora que será encarregada da guarda de Acervo Acadêmico de Instituição em processo de encerramento de suas atividades.

Posteriormente, sobreveio o Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, com a seguinte disposição:

Art. 104. Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação.

Parágrafo único. O prazo e as condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus acervos acadêmicos para o meio digital e os prazos de guarda e de manutenção dos acervos físicos serão definidos em regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação.

A Portaria 315, de 4 de abril de 2018, que revogou a Portaria 1224, de 2013, dispôs “… sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância.”

Assim, os documentos e informações que compunham o acervo acadêmico deveriam ser convertidos para o meio digital em 24 meses, contados da edição da portaria. A data final seria abril de 2020.

Entretanto, a Portaria nº 332, de 13 de março de 2020, alterou o prazo contido no caput do art. 45 da Portaria nº 315, de 2018, ampliando-o  para 48 meses, de forma que o prazo final para a digitalização passou a ser abril de 2022.

 Por outro lado, a competência fiscalizatória do MEC está prevista nos artigos 57 a 75 do Decreto nº 9.235, de 2017, dentre os quais destacam-se:

Seção IV

Do procedimento sancionador
Art. 71. O procedimento sancionador será instaurado em ato da Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da Educação, a partir do procedimento preparatório ou na hipótese de não cumprimento das providências determinadas para o saneamento das deficiências pela instituição e das demais situações previstas na legislação educacional.
(…)
Art. 73. Decorrido o prazo para manifestação da instituição, a Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da Educação apreciará o conjunto de elementos do processo e decidirá:

I – pelo arquivamento do processo, na hipótese de não confirmação das deficiências ou das irregularidades; ou

II – pela aplicação das penalidades previstas na Lei nº 9.394, de 1996, especialmente:
a) desativação de cursos e habilitações;

b) intervenção;

c) suspensão temporária de atribuições da autonomia;

d) descredenciamento;

e) redução de vagas autorizadas;

f) suspensão temporária de ingresso de novos estudantes; ou

g) suspensão temporária de oferta de cursos.

§ 1º As decisões de desativação de cursos e de descredenciamento da instituição implicarão, além da cessação imediata da admissão de novos estudantes, a adoção de providências com vistas à interrupção do funcionamento do curso ou da instituição, nos termos da Seção XI do Capítulo II.
(…)
———————————————————————————
Seção XI

Do encerramento da oferta de cursos e descredenciamento de instituições

Art. 57. O encerramento da oferta de cursos ou o descredenciamento de IES, a pedido da instituição ou decorrente de procedimento sancionador, obriga a mantenedora à:

I – vedação de ingresso de novos estudantes;

II – entrega de registros e documentos acadêmicos aos estudantes; e

III – oferta final de disciplinas e transferência de estudantes, quando for o caso.

Art. 58. Após o descredenciamento da instituição ou o encerramento da oferta de cursos, permanece com a mantenedora a responsabilidade pela guarda e gestão do acervo acadêmico.

§ 1º O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda do acervo acadêmico da instituição, inclusive nas hipóteses de negligência ou de sua utilização fraudulenta.

§ 2º A responsabilidade pela guarda e gestão do acervo acadêmico pode ser transferida a outra IES devidamente credenciada, mediante termo de transferência e aceite por parte da IES receptora, na pessoa de seu representante legal, conforme regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação.

§ 3º A IES receptora, na pessoa de seu representante legal, será integralmente responsável pela totalidade dos documentos e registros acadêmicos dos estudantes e cursos recebidos de outra IES.

§ 4º Na hipótese de comprovada impossibilidade de guarda e de gestão do acervo pelos representantes legais da mantenedora de IES descredenciada, o Ministério da Educação poderá editar ato autorizativo da transferência do acervo a IFES da mesma unidade federativa na qual funcionava a IES descredenciada, conforme regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação.

A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO E MANUTENÇÃO DO ACERVO 

Na Seção Judiciária do Paraná, há inúmeras ações ajuizadas pedindo expedição de diploma, registro de diploma e danos morais (vide anexa a planilha 5596080).

A União, citada nessas ações em nome do MEC, via de regra, afirma que não possui meios de impor a transferência do acervo acadêmico de uma instituição de ensino superior descredenciada para outra e  tampouco possui competência para expedir e registrar diplomas.

Afirma, também, que a regra do art. 58 do Decreto 9.235, de 017 é taxativa ao estabelecer que, após o descredenciamento da instituição ou o encerramento da oferta de cursos, permanece com a mantenedora a responsabilidade pela guarda e gestão do acervo acadêmico.

Em razão disso, se escusa do cumprimento das decisões e argumenta não dispor de meios de conferência dos requisitos acadêmicos.

Ocorre que o Decreto nº 9.235, de 2017, em seu art. 58, § 4º, prevê que, em caso impossibilidade de guarda e de gestão do acervo pelos representantes legais da mantenedora de IES descredenciada, o Ministério da Educação poderá editar ato autorizativo da transferência do acervo a IFES da mesma unidade federativa na qual funcionava a IES descredenciada, conforme regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação.

O mecanismo acima previsto deve ser utilizado pelo MEC, de forma célere e preventiva, a fim de garantir a preservação do acervo, logo no início do processo de descredenciamento da IES e quando verifique que esta não possui condições de guarda dos documentos.

Como dito, desde 2013 existe previsão para digitalização de acervos acadêmicos e, noutra ponta,  de transferência desses para outra instituição de ensino apta a gerenciá-lo, quando necessário. Desse modo percebe-se que há mecanismos legislativos que garantem ao MEC o exercício de suas competências, por intermédio da adoção de medidas concretas, de forma proativa e preventiva de litígios que vão, instrumentalmente, desde a instauração de processo administrativo de supervisão à adoção de medidas cautelares, além da fiscalização e controle que devem ser exercidos em relação à digitalização dos acervos acadêmicos por parte das IEs´s.

RECOMENDAÇÕES AO MEC E ÀS INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR PARA GARANTIA DA PRESERVAÇÃO DO DIREITO À EDUCAÇÃO CONSIDERADO O ACERVO DOCUMENTAL ACADÊMICO 

O Centro Local de Inteligência do Paraná apresenta medidas discutidas em reuniões virtuais com representantes do MEC que, postas em prática, poderão contribuir para a redução de litígios ou do tempo de tramitação das ações judiciais, a seguir descritas sucintamente:

Diante de todo o exposto,  RECOMENDA-SE:

1) Ao Ministério da Educação e Cultura – MEC

a)  Que exerça suas prerrogativas fiscalizatórias relacionadas à obrigação legal de as Instituições de Ensino Superior promoverem a digitalização de seus acervos, conforme prazo legalmente estabelecido;

b) Que adote medidas preventivas antecipadas para as IES´s em processo de descredenciamento a fim de promover a preservação de dados, inclusive com busca e apreensão de documentos e consequente digitalização;

c) Que realize inspeção in loco nas IES´s desativadas para verificação do acervo, recuperação e preservação de dados;

d) Que mantenha sob guarda e controle os acervos acadêmicos digitalizados pelas IEs´s;

e) Que promova a guarda do acervo e indique a IES que irá receber o acervo quando do descredenciamento de outra IES, de modo concomitante ou em prazo razoável que garanta a conservação dos documentos;

f) Que mantenha compiladas as informações em formato digital essenciais para a expedição do diploma e para transferência de curso do aluno;

g) Que promova medidas para, se for o caso, atualizar a legislação aplicável visando o seu aperfeiçoamento para tornar mais efetivas as atribuições do órgão relacionadas ao tema tratado.

h) Que avalie a possibilidade de ser estabelecida compensação financeira à IES indicada para gerir o acervo administrativo de outra instituição e responsável pelos trâmites administrativos de expedição de diploma e outros documentos acadêmicos de interesse dos alunos;

2) À Advocacia-Geral da União:

a)  Que avalie, no âmbito de suas competências, o ajuizamento de medida judicial, visando a preservação dos interesses dos estudantes, para busca e apreensão do acervo dos documentos acadêmicos da instituição, com a designação de IES responsável pela  guarda e gerenciamento documental, com auxílio da Polícia Federal, se necessário;

b) Que avalie o a possibilidade de ser estabelecido fluxo processual simplificado para a União nas ações judiciais em tramitação, através de contato prévio com os Centros Locais de Inteligência do Poder Judiciário, para instrução do feito com os documentos essenciais à expedição de certificado, diploma ou registro, e acordo nos casos em que houver comprovação dos requisitos para tanto;

 3) Ao Ministério Público Federal:

a) Que, ciente da inativação de IES e de possível extravio de documentação acadêmica, atribuível à coletividade de alunos,  promova medidas aptas à responsabilização do detentor do dever legal da guarda do acervo acadêmico, acionando, também, a Polícia Federal, se for o caso, por meio de abertura de inquérito policial e eventuais medidas cautelares reais.

CONCLUSÃO

Conforme exposto, o Ministério da Educação normatizou a obrigatoriedade de as IES´s migrarem seus acervos acadêmicos para os meios digitais cujo prazo, já prorrogado, se encerrará em abril de 2022, conforme Portaria 332 do MEC.

A digitalização do acervo acadêmico, decorrente de determinação legal, é medida idônea para a sua preservação, inclusive nos casos em que a comprovação se faz necessária por intermédio de prova judicial. Ademais, a medida vai além da questão da prova em processos judiciais, pois a decorrência da preservação é a solução das questões pela via administrativa.

Cabe, portanto, ao MEC fiscalizar a efetivação dessas medidas junto às instituições de ensino superior e de modo prioritário em caso de IES´s em processo de descredenciamento. Todavia, a gestão, pelo MEC, de um sistema de tecnologia da informação, íntegro e seguro, com banco de dados alimentado pelas próprias IES´s extrapola a questão da preservação e manutenção dos acervos acadêmicos e pode servir como ponto de partida para, além do desenvolvimento de políticas públicas, a fiscalização e o controle das instituições de ensino, propiciando ao órgão que, de modo mais ágil, assertivo, seguro e efetivo, desempenhe suas competências institucionais.

À vista dessas considerações, o Centro de Inteligência da Seção Judiciária do Paraná sugere o encaminhamento da presente Nota Técnica para conhecimento e providências necessárias ao Ministério da Educação, ao Ministério Público Federal, à União (AGU) e ao Centro Nacional de Inteligência.